E quando a settembre tutto riprende, non si paga il prezzo delle ferie estive, si paga il prezzo di non aver deciso a luglio

Ogni anno, tra la fine di giugno e il mese di luglio, nei reparti acquisti italiani si verifica un fenomeno curioso, quasi stagionale. Agosto non è ancora arrivato, ma sembra già che prenda decisioni al posto delle persone.

Le ferie sono ancora lontane, le aziende non hanno chiuso, i fornitori sono ancora disponibili, gli uffici tecnici sono attivi e le produzioni stanno ancora cercando di completare le ultime consegne prima della pausa estiva. Eppure, quando si parla di nuovi fornitori, di attività di sourcing, di alternative da considerare e di progetti da pianificare, appare sempre quella frase rassicurante e apparentemente inappuntabile: “Ormai siamo vicini alle ferie, ne riparliamo a settembre”.

Detto così, sembra una scelta di buon senso. Agosto è vicino, molte aziende rallentano, le persone hanno diritto a riposarsi e nessuno si aspetta che un progetto complesso venga avviato, analizzato, discusso, verificato e concluso in pochi giorni. Tuttavia, spesso non si sta rimandando una decisione impossibile; si sta solo posticipando l’inizio di un lavoro che ha bisogno di tempo, anticipo e chiarezza.

Quando settembre arriva, non è mai il settembre che si immaginava a luglio. Settembre porta le urgenze della riapertura, le consegne da riorganizzare, i ritardi da gestire, i fornitori da inseguire, i clienti interni che tornano con priorità improvvisamente urgenti, i problemi lasciati irrisolti prima delle ferie che riemergono, e le riunioni di ripartenza che occupano l’agenda prima che qualcuno abbia avuto il tempo di capire come riprendere.

Così, il sourcing programmato per luglio viene rinviato. Poi, quando le urgenze non finiscono ma semplicemente cambiano forma, il progetto slitta dopo i consuntivi, poi dopo il budget, poi dopo le revisioni di fine anno: alla fine, novembre sembra troppo vicino a dicembre e il Natale diventa strategico come agosto era stato pochi mesi prima.

A quel punto, il progetto non è stato rifiutato, non è stato valutato, non è stato discusso seriamente e non è stato nemmeno realmente messo in priorità; è stato solo lasciato svanire attraverso una serie ordinata di rinvii, ognuno dei quali sembra ragionevole, mentre, nel complesso, evidenzia un problema più grande: in molte organizzazioni, non è la mancanza di tempo, ma la resistenza a cambiare abitudini che non funzionano più.

Perché il vero sourcing è scomodo. Costringe a vedere la base fornitori non come un archivio da preservare, ma come un vantaggio competitivo da aggiornare. Obbliga a chiedersi se alcuni fornitori storici siano ancora adeguati, se alcune dipendenze siano sostenibili, se alcuni prezzi siano davvero necessari, se certi ritardi siano incidenti o indicatori, e se certi rapporti consolidati producano ancora valore o siano solo una fonte di rassicurazione.

Rimanere nello stesso posto è molto più semplice.

Continuiamo con i fornitori noti, anche quando sono saturi. Accettiamo una capacità produttiva insufficiente perché “ci conosciamo da anni”, tolleriamo consegne flessibili perché “alla fine in qualche modo risolvono”, assorbiamo problemi di qualità perché “cambiare adesso sarebbe complicato”. Parliamo di alternative in riunione, concordiamo che servono, riconosciamo il rischio, ma poi aspettiamo il momento perfetto per affrontare la questione, che naturalmente non arriva mai.

Il fatto è che le alternative non si costruiscono quando l’emergenza è già scoppiata, perché in quel momento non si sta facendo sourcing, si sta cercando di respirare.

Quando il fornitore storico non riesce più a fornire, quando il cliente interno chiede una soluzione immediata, quando la produzione ha bisogno di pezzi, quando il prezzo diventa problematico e quando la direzione domanda perché non ci siano opzioni pronte, il margine di manovra è già finito. Si inviano richieste incomplete, si pretende una risposta veloce, si coinvolgono fornitori che avrebbero bisogno di tempo per comprendere il prodotto, si confrontano offerte fatte su basi diverse e alla fine spesso si sceglie non il partner migliore, ma quello che riesce a inserirsi nel disordine del momento.

Poi si dirà che il mercato è difficile, e in parte sarà vero. Ma è giusto ammettere che il mercato diventa molto più complesso quando si chiede sempre in ritardo, con fretta e con l’aspettativa che qualcun altro compensi la mancanza di programmazione interna.

Luglio, da questo punto di vista, non è un mese inutile e nemmeno un mese da considerare perso fin dall’inizio. Anzi, può essere uno dei momenti migliori per impostare un’attività di sourcing seria, non tanto per chiudere tutto prima delle ferie, ma per evitare il rientro a settembre con il solito foglio bianco e la consueta lista di problemi già noti.

A luglio si possono identificare le famiglie merceologiche critiche, raccogliere disegni e specifiche, chiarire i volumi, distinguere tra ciò che è urgente e ciò che è strategico, selezionare interlocutori affidabili, avviare i primi confronti, organizzare incontri per settembre con un minimo di sostanza e creare le condizioni perché la ripartenza non sia solo una corsa dietro alle urgenze, ma anche l’avvio di un lavoro più solido sulla base fornitori.

Non serve fingere che agosto non esista. Serve smettere di usarlo come scusa.

Le ferie sono legittime, il riposo è necessario e nessuna organizzazione intelligente dovrebbe pretendere che le persone lavorino sempre ignorando il calendario. Ma rispettare i tempi aziendali è diverso da trasformare ogni festività, ogni chiusura, ogni rientro, ogni consuntivo e ogni budget in una scusa per non avviare ciò che richiede decisione.

Il sourcing, quando fa parte di un progetto di crescita, non nasce dall’ansia dell’ultimo minuto, ma dalla volontà di creare margine di manovra prima che sia davvero necessario.

Chi aspetta l’emergenza per cercare alternative non sta facendo strategia, ma sta solo pagando in ritardo il costo della propria inattività. E quando a settembre tutto riprende, non si paga il prezzo delle ferie estive, si paga il prezzo di non aver deciso a luglio.